Einsatzbereiche

qibriX HR Portal
Echte Geschichten.

Hier sehen Sie das qibriX HR Portal im echten Einsatz.

Manager-Dashboard
Urlaubsverwaltung
Lohnabrechnung
Dokumentenaustausch
Ankündigungen
DSGVO & Datenschutz
Führungskraft analysiert Daten auf einem Dashboard
Manager-Dashboard

„Wie viel Urlaub hat unsere Abteilung noch?“ – Antwort: 20 Minuten und eine Excel-Datei.

Der Abteilungsleiter braucht eine Übersicht. Wie viele Urlaubstage wurden dieses Jahr genommen? Was hat das gekostet? Wie sieht die Fluktuation aus? Wer ist wann abwesend?

Die Antwort kommt aus der HR-Abteilung. Die braucht dafür einen Export aus dem ERP, eine Excel-Tabelle und etwas Zeit. Bis die Antwort kommt, ist die Entscheidung längst gefallen oder verschoben.

Mit unserem qibriX HR Portal sehen Führungskräfte ihr Manager-Dashboard in Echtzeit – Urlaubsübersicht, Fluktuationsübersicht, Resturlaub, Abwesenheiten, Mitarbeiterliste mit Filter und Export. Alle Daten kommen direkt aus dem ERP. Keine Wartezeit, keine Umwege, keine veralteten Zahlen.

Echtzeit-Kennzahlen aus dem ERP Mitarbeiterliste mit Filter & Export Urlaubskosten und Fluktuation auf einen Blick
Features entdecken Häufige Fragen Neuigkeiten
Mitarbeiter plant Urlaub am Laptop
Urlaubsverwaltung

Der Urlaubsantrag – irgendwo zwischen Zettel, E-Mail und Erinnerung

Der Mitarbeiter schreibt eine E-Mail: „Ich würde gerne vom 10. bis 17. Urlaub nehmen.“ Der Vorgesetzte liest sie – oder vergisst es. Irgendwann fragt der Mitarbeiter nach. Die E-Mail wird gesucht. Jemand trägt es in Excel ein. Irgendwann landet es im ERP – oder auch nicht.

Wenn der Urlaub angetreten wird, fehlt er im System. Die Abrechnung stimmt nicht. Und niemand erinnert sich genau, wer was wann genehmigt hat.

Mit unserem qibriX HR Portal stellt der Mitarbeiter den Antrag in weniger als einer Minute am PC oder Smartphone. Der Vorgesetzte genehmigt per Klick aus der E-Mail heraus. Genehmigte Urlaube werden automatisch im HR Portal und ERP-System verbucht. Kein Zettel, keine E-Mail, keine Lücke.

Antrag in unter einer Minute Genehmigung per Klick Automatisch ins ERP verbucht
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Lohnabrechnung und Finanzdokumente auf dem Schreibtisch
Lohnabrechnung

Drucken. Falten. Eintippen. Verteilen. Jeden Monat.

Monatsende. Die Lohnabrechnungen laufen durch. Jemand druckt sie aus, steckt sie in Umschläge oder verschickt PDFs per E-Mail. Drei Wochen später kommt die erste Anfrage: „Können Sie mir nochmal meine Abrechnung von April schicken?“ Suchen. Ausdrucken. Nochmal verschicken.

Für jeden Mitarbeiter. Jeden Monat. Jahr für Jahr.

Mit unserem qibriX HR Portal sind Lohnabrechnungen für jeden Mitarbeiter jederzeit digital abrufbar – direkt aus dem ERP, sicher und ohne Umwege. Kein Drucken, kein Verteilen, kein Nachfragen. Wer seine Abrechnung vom März braucht, findet sie selbst – in Sekunden.

Digital abrufbar ab Monatsabschluss Direkt aus dem ERP Kein Drucken, kein Verteilen
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Person zeigt auf Dokumente am Laptop-Bildschirm
Dokumentenaustausch

Der Arbeitsvertrag und die Beurteilung sind irgendwo. Nur niemand weiß, wo.

Der Arbeitsvertrag kam als PDF-Anhang. Die Jahresbeurteilung liegt unauffindbar in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk. Die Ankündigung zur Betriebsversammlung verschwand in einem Postfach, das niemand regelmäßig liest.

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter etwas braucht, schreibt er eine E-Mail. Jemand sucht es raus und irgendwann kommt eine E-Mail zurück.

Mit unserem qibriX HR Portal hat jeder Mitarbeiter seine eigene sichere Dokumentenablage im Portal. Vorgesetzte laden Dokumente hoch – Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Dokumente. Verträge, Urlaubsscheine, Beurteilungen, Anträge: alles an einem Ort. Kein Suchen, kein Nachfragen, kein E-Mail-Anhang.

Zentrale Dokumentenablage Direkter Dateiaustausch mit HR Jeder sieht rollenbasiert nur seine eigenen Daten
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Team in einem Konferenzraum bei einer Besprechung
Ankündigungen

Die Betriebsversammlung war heute. Acht Leute wussten es nicht.

Die Einladung ging als Rundmail raus. Betreff: „Betriebsversammlung am Donnerstag“. Manche haben sie gelesen. Manche haben sie in den falschen Ordner verschoben. Manche haben sie gesehen und gedacht: „Das schaue ich mir später an.“ Am Donnerstag fehlen acht Leute.

„Wann war das denn?“ – Niemand kann beweisen, dass die Information angekommen ist. Und niemand kann zeigen, wer sie bestätigt hat.

Mit unserem qibriX HR Portal werden Ankündigungen mit Bestätigungspflicht veröffentlicht. Mitarbeiter sehen die Meldung beim Login und bestätigen mit einem Klick. HR sieht in Echtzeit, wer gelesen hat und wer noch nicht. Wichtige Informationen kommen nachweisbar an.

Ankündigung mit Bestätigungspflicht Wer gelesen hat – auf einen Blick Nachweisbar & revisionsfest
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Datenschutz und Sicherheit – Schloss auf digitalem Hintergrund
DSGVO und Datenschutz

Mitarbeiterdaten in Excel. Lohnabrechnungen per E-Mail. Beim nächsten Audit wird es ungemütlich.

Die Gehaltsübersicht liegt in einer Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk. Lohnabrechnungen werden per E-Mail verschickt – an die Firmen-E-Mail, die manchmal auch Kollegen lesen. Verträge liegen in einem Ordner, auf den theoretisch alle zugreifen können.

Niemand hat das so geplant. Es ist einfach gewachsen. Aber beim nächsten Datenschutz-Audit oder bei einem Mitarbeiterwechsel – wird es zur echten Gefahr.

Unser qibriX HR Portal ist von Grund auf DSGVO-konform gebaut. Jeder Mitarbeiter sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Rollenbasierter Zugriff trennt sauber zwischen Mitarbeitern, Managern und Abteilungsleitern. Alle Zugriffe sind protokolliert. Was vertraulich ist, bleibt vertraulich.

DSGVO-konform by Design Rollenbasierter Zugriff Jeder sieht nur seine Daten
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Nächster Schritt

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Wir zeigen Ihnen in einer kostenlosen Demo, wie das qibriX HR Portal
in Ihrer bestehenden ERP-Landschaft funktioniert.

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