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qibriX MemberSoft
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qibriX MemberSoft ist eine Verwaltungssoftware für Mitglieder, Kunden, Beiträge, Abos, Veranstaltungen und Spenden. Sie übernimmt wiederkehrende Zahlungen, mahnt per E-Mail, gleicht Ihr Bankkonto automatisch ab und liefert den DATEV-Export. Für Vereine jeder Art, Fitnessstudios und jedes Unternehmen mit wiederkehrenden Kundenzahlungen.

Zuletzt aktualisiert: 3. September 2026

Mitglieder
Beiträge & Finanzen
Kurse & Veranstaltungen
Vorstand & Beschlüsse
Import & Export
Spenden
Sicherheit & Rollen
Gruppe von Vereinsmitgliedern Arm in Arm
Mitglieder

Profile, Rollen & E-Mail

  • Vollständige Mitgliederprofile inkl. Familienzuordnung & Mitgliedsausweis als PDF
  • Öffentliches Online-Formular „Mitglied werden": Interessenten bewerben sich selbst, der Vorstand nimmt an oder lehnt ab
  • Freies E-Mail-Fenster direkt in der Kopfzeile, jederzeit nutzbar für eine E-Mail an ein beliebiges Mitglied oder Kontakt
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Person prüft Finanzkennzahlen auf einem MacBook Pro
Beiträge & Finanzen

Beitragspläne, Bankabgleich & DATEV

  • Beitragspläne frei definierbar, automatisches Mahnwesen per E-Mail oder WhatsApp-Nachricht bei offenen Beiträgen
  • Bankabgleich: Beiträge automatisch per IBAN und Name zugeordnet
  • DATEV-Export (EXTF/SKR42) direkt für den Steuerberater
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Kinder bei einer Vereinsveranstaltung im Klassenraum
Kurse & Veranstaltungen

Stundenplan, Teilnehmer & Warteliste

  • Veranstaltungstypen frei definierbar, wöchentlicher Stundenplan mit Zeiten
  • Öffentlicher Anmeldelink pro Veranstaltung: Interessierte melden sich selbst an, auch ohne Mitgliedskonto
  • Teilnahmeurkunden automatisch als PDF erstellen und per E-Mail versenden
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Team in einem Konferenzraum bei einer Besprechung
Vorstand & Beschlüsse

Digitale Abstimmung & Protokoll

  • Vorstandsbeschlüsse digital zur Abstimmung stellen, vom Entwurf bis zum Ergebnis, mit Ja/Nein/Enthaltung und Kommentar
  • Mehrheitsregeln frei wählbar: einfache Mehrheit, Zweidrittel-Mehrheit oder Einstimmigkeit, inkl. Quorum
  • Unterschriftsfertiges PDF-Protokoll automatisch erzeugt, jede Änderung lückenlos nachvollziehbar
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Person analysiert Daten auf einem Dashboard am Laptop
Import & Export

Datenübernahme & Berichte

  • Import und Export für Mitglieder, Kontakte, Zahlungen, Beiträge, Spenden (CSV/Excel/DATEV), für einfachen Umstieg von Excel und nahtlose Übergabe an den Steuerberater
  • Fertige Import-Vorlagen, intelligente Spaltenerkennung und Validierung mit Fehlerbericht, für eine Datenübernahme ohne Chaos
  • Export als PDF, Excel oder DATEV für jede Entität: Mitgliederliste, Zahlungen, Spenden
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Hände mit Münzen und der Aufschrift Make a Change
Spenden

Spendenerfassung & Quittungsgenerierung

  • Spendenerfassung für Mitglieder & externe Spender
  • Automatische Spendenbescheinigung (Zuwendungsbestätigung) als PDF mit fortlaufender Nummer
  • Spendenbescheinigung finanzamtskonform mit Ihrem Briefkopf, sofort zum Download oder per E-Mail versendbar
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Mitarbeiterin meldet sich sicher an ihrem Laptop an
Sicherheit & Rollen

Zugriffsrechte & Datenschutz

  • Rollen frei definierbar mit Farbkennzeichnung, sodass jeder nur sieht, was er sehen darf, und die Software sich Ihrer Vereinsstruktur anpasst
  • IBAN maskiert angezeigt, nur für Admins aufdeckbar, gebuchte Zahlungen gegen versehentliche Änderung gesperrt
  • DSGVO-konform: Mitgliederdaten werden weich gelöscht und archiviert, nicht einfach entfernt
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FAQ

MemberSoft: Häufige Fragen.

Können wir Rollen, Zahlungsarten und Veranstaltungstypen an unseren Verein anpassen?

Ja. Veranstaltungstypen, Vereinsrollen, Mitgliedsarten, Kontaktarten, Zahlungskategorien, Zahlungsarten und Beitragspläne sind frei definierbar, jeweils mit eigenem Namen und Farbkennzeichnung. So bildet die Software die Struktur Ihres Vereins ab.

Wie viele Mitglieder kann die Software verwalten?

qibriX MemberSoft ist für Organisationen und Unternehmen jeder Größe ausgelegt, von 50 bis über 10.000 Mitgliedern bzw. Kunden. Performance und Geschwindigkeit bleiben auch bei großen Datensätzen stabil.

Unterstützt die Software DATEV-Export?

Ja. Beiträge, Spenden und Buchungen können als DATEV-kompatible Datei exportiert und direkt an Ihren Steuerberater weitergeleitet werden.

Wie funktioniert der automatische Bankabgleich?

Über eine Bank-Schnittstelle wird Ihr Vereinskonto direkt angebunden. Eingegangene Beiträge und Spenden werden automatisch den richtigen Mitgliedern zugeordnet, ganz ohne manuellen Abgleich.

Kann die Software Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigung) erstellen?

Ja. Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigung) werden automatisch mit einer Quittungsnummer als PDF generiert und können per E-Mail verschickt oder archiviert werden. Das alles finanzamtskonform und mit Ihrem Briefkopf.

Wie werden sensible Daten wie IBANs und gelöschte Mitgliederdaten geschützt?

IBANs werden maskiert angezeigt und sind nur für Admins per Klick aufdeckbar, gebuchte Zahlungen sind gegen versehentliche Änderung gesperrt. Mitgliederdaten werden bei Löschung nicht entfernt, sondern DSGVO-konform weich gelöscht und archiviert, zusätzlich sichert eine lückenlose Änderungshistorie jede Anpassung nachvollziehbar ab.

Ist MemberSoft für Vereine, Kirchengemeinden und Bildungsvereine geeignet?

Ja. MemberSoft wurde genau für diese Organisationen entwickelt: Mitgliederverwaltung mit frei definierbaren Beitragsarten, automatisches Mahnwesen, DATEV-Export für den Steuerberater und finanzamtskonforme Spendenbescheinigungen, alles in einem System. Ob Sportverein, Kirchengemeinde oder Bildungsverein: MemberSoft bildet Ihre Struktur flexibel ab.

Können Fitnessstudios MemberSoft einsetzen?

Ja. Fitnessstudios nutzen MemberSoft für monatliche Mitgliedsbeiträge mit automatischem Bankabgleich und Mahnwesen, einen Kursplan mit Warteliste und automatischer E-Mail-Benachrichtigung sowie die Zuordnung von Trainern zu Kursen und Mitgliedern. Eine separate Kursverwaltungssoftware ist nicht nötig.

Funktioniert MemberSoft auch für Unternehmen mit Abo-Kunden?

Ja. Überall wo wiederkehrende Zahlungen verwaltet werden, zum Beispiel bei Filteranlagen-Vermietung oder Softwareabos, übernimmt MemberSoft das komplette Zahlungsmanagement: automatisches Mahnwesen per E-Mail oder WhatsApp, Bankabgleich mit automatischer Kundenzuordnung und DATEV-Export für den Steuerberater.

Braucht Ihr Verein oder Unternehmen auch eine neue Webseite? Mit qibriX Webseiten Entwicklung erhalten Sie eine eigene, selbst pflegbare Webseite passend zu MemberSoft.

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Nächster Schritt

Bereit, Ihre Mitglieder- und Abo-Verwaltung zu automatisieren?

Wir zeigen Ihnen in einer kostenlosen Demo, wie qibriX MemberSoft
für Ihren Anwendungsfall funktioniert, mit Ihren Daten, auf einem DSGVO-konformen deutschen Server.

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