Sparzwang im Mittelstand: ERP-Lizenzkosten als größter Kostenblock.

Die deutsche Wirtschaft kommt nur schwer aus der Warteschleife. Der ifo Geschäftsklimaindex stieg im Juli 2026 zwar leicht auf 86,6 Punkte, nachdem er im Juni noch bei 85,6 Punkten gelegen hatte. Von einem echten Aufschwung kann laut dem ifo Institut aber keine Rede sein: Energiepreise, eine schwache Auftragslage, geopolitische Risiken, Zölle und Investitionszurückhaltung bremsen die Erholung weiterhin spürbar. Gleichzeitig meldete das Statistische Bundesamt für die ersten vier Monate 2026 bundesweit 8.551 beantragte Unternehmensinsolvenzen, ein Anstieg von 6,7 % gegenüber dem Vorjahreszeitraum, mit Gläubigerforderungen von rund 13,9 Milliarden Euro. Kein Wunder also, dass Unternehmen branchenübergreifend jeden Kostenblock auf den Prüfstand stellen.

Woran Unternehmen jetzt sparen

Auch die IT-Abteilungen bleiben davon nicht verschont. Die Horváth CIO-Studie 2026, für die im Juni 2026 449 IT- und Business-Entscheider befragt wurden, zeigt: 84 % der Unternehmen halten gesamtheitliche Einsparungen auf Unternehmens- und IT-Ebene für notwendig, unverändert gegenüber dem Vorjahr. Besonders bemerkenswert: Das IT-Budget wächst im gewichteten Mittel nur um rund 4,2 %. Dieser Zuwachs wird jedoch fast vollständig von steigenden Preisen für Hardware und Softwarelizenzen sowie zusätzlichen Ausgaben für KI aufgezehrt. Der tatsächliche finanzielle Spielraum der IT sinkt damit trotz nominal steigendem Budget.

ERP-Lizenzen: der größte und am wenigsten sichtbare Kostenblock

Ein zentraler Treiber dieser Entwicklung sind ERP-Lizenzen. Systeme wie SAP oder caniasERP werden in aller Regel nach dem Named-User-Prinzip abgerechnet: Jeder zusätzliche Nutzer, ob Mitarbeiter, Kunde oder externer Partner, benötigt eine eigene, oft mehrere hundert Euro teure Lizenz pro Jahr, und diese Kosten steigen mit jedem neuen Nutzer weiter an. Bei SAP kommt aktuell zusätzlicher Druck durch eine feste Frist hinzu: Die reguläre Wartung der Business Suite 7 endet zum 31. Dezember 2027, danach kostet die Extended Maintenance ab 2028 zwei Prozent pro Jahr zusätzlich zum bestehenden Wartungsvertrag, wie eine Analyse zu SAP-S/4HANA-Migrationskosten zeigt. Wer die Migration verzögert, zahlt am Ende doppelt: höhere Wartungskosten und weiterhin steigende Named-User-Gebühren.

Der Denkfehler: am ERP-Kern sparen

Der naheliegende Reflex ist es, dann eben am ERP-System selbst zu sparen, etwa durch aufgeschobene Migrationen, gekündigte Wartungsverträge oder einen reduzierten Funktionsumfang. Das ist riskant. Das ERP-System bleibt die verlässliche Datenquelle für Warenwirtschaft, Finanzen und Personal; an dieser Stelle Kompromisse einzugehen, gefährdet Compliance und Prozessstabilität, ohne die eigentliche Kostenursache zu beheben. Der wirksamere Hebel liegt woanders: bei der Frage, wer im Unternehmen überhaupt eine vollwertige ERP-Lizenz braucht.

Der eigentliche Hebel: Portale statt Vollzugriffs-Lizenzen

Nicht jeder, der Daten aus dem ERP benötigt, muss dafür eine vollständige Named-User-Lizenz besitzen. Kunden, die eine Bestellung aufgeben, Außendienstmitarbeiter, die Lagerbestände prüfen, oder Mitarbeitende, die einen Urlaubsantrag stellen, brauchen in der Regel nur einen kleinen, klar abgegrenzten Ausschnitt der ERP-Funktionalität und kein volles ERP-Frontend. Genau hier setzen die Portale von qibriX an: Unser B2B-Portal, B2C-Portal und HR-Portal binden sich per API in Echtzeit an SAP oder caniasERP an, ohne dass jeder Nutzer eine eigene ERP-Lizenz benötigt. In der Praxis zeigen das bereits die Anwendungsfälle unseres B2B-Portals: Statt für jeden Kunden und Außendienstmitarbeiter eine volle ERP-Lizenz zu bezahlen, läuft die Bestellung über ein eigenständiges, mit dem ERP verbundenes Portal, und zwar zu einem Bruchteil der ursprünglichen Lizenzkosten.

Benutzerfreundlich, nicht kompromissbehaftet

Kosten senken darf nicht heißen, Nutzern eine schlechtere Software zuzumuten. Unsere Portale sind bewusst als schnelle Single-Page-Anwendungen gebaut, mit einer Bedienung, die sich niemand erst mühsam antrainieren muss. Die Einarbeitung dauert Stunden, nicht Wochen. Die Daten bleiben dabei durchgehend aktuell, weil sie in Echtzeit aus dem bestehenden ERP-System kommen. Einsparung und Benutzerfreundlichkeit schließen sich also nicht aus. Im Gegenteil: Eine intuitive Oberfläche ist die Voraussetzung dafür, dass ein günstigeres Portal tatsächlich angenommen wird, statt am Ende doch wieder per E-Mail oder Excel gearbeitet zu werden.

Wenn Sie wissen möchten, wie viele Ihrer aktuellen ERP-Lizenzen sich durch ein schlankes, angebundenes Portal ersetzen lassen, schauen wir uns Ihre bestehende Systemlandschaft kostenlos und unverbindlich an.