Urlaubsantrag in SAP HCM
digitalisieren.

Der Urlaubsantrag gehört zu den häufigsten HR-Vorgängen im Unternehmen und läuft trotzdem vielerorts noch über Formulare, E-Mails oder einen Zugang zu SAP, den nicht jeder Beschäftigte täglich nutzt. Dabei lässt sich der gesamte Ablauf digital abbilden, ohne dass Mitarbeiter in SAP HCM arbeiten müssen: Sie stellen den Antrag in einem Portal oder einer App, Vorgesetzte genehmigen mobil, und der genehmigte Urlaub wird im HR-System verbucht.

Wie das konkret aussieht, was sich für Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Personalabteilung ändert und worauf Sie bei der Anbindung an SAP HCM achten sollten, erklären wir in diesem Beitrag.

Wo der Urlaubsantrag im Alltag hakt

Wer den Urlaubsantrag nicht digital abwickelt, kennt die typischen Reibungspunkte: Der Antrag liegt als Papierformular oder E-Mail vor und muss von der Personalabteilung abgetippt werden. Vorgesetzte sehen nicht auf einen Blick, wer im Team wann fehlt. Mitarbeiter fragen bei HR nach, wie viel Resturlaub noch offen ist. Und wer in Produktion, Lager oder Außendienst arbeitet, hat im Alltag oft keinen festen Rechner, an dem ein Antrag gestellt werden könnte.

Jeder dieser Punkte kostet für sich genommen nur wenige Minuten. Bei vielen Mitarbeitern und mehreren Anträgen pro Jahr summiert sich das aber zu einem Aufwand, den die Personalabteilung lieber für andere Aufgaben nutzen würde.

So läuft der digitale Urlaubsantrag ab

Mit einem Mitarbeiterportal wie dem qibriX HR Portal, das als Web-Portal und als App für das Smartphone zur Verfügung steht, verläuft der Vorgang in wenigen, klar getrennten Schritten:

• Antrag stellen: Der Mitarbeiter wählt im Portal oder in der App den gewünschten Zeitraum aus. Resturlaub und Saldo sind dabei jederzeit einsehbar, Rückfragen bei HR entfallen.
• Benachrichtigung: Die zuständige Führungskraft wird automatisch benachrichtigt, auch per Push-Nachricht auf dem Smartphone.
• Genehmigen oder ablehnen: Die Führungskraft entscheidet direkt im Portal oder per App. Die Mitarbeiter werden über das Ergebnis automatisch informiert.
• Verbuchen: Genehmigte Urlaube werden automatisch im angebundenen HR-System verbucht, bei SAP-Kunden also in SAP HCM. Eine doppelte Eingabe durch die Personalabteilung entfällt.

Neben Urlaubsanträgen lassen sich im selben Portal auch Krankmeldungen und Abwesenheiten mobil abwickeln. Auch Überstunden- und Vorschussanträge können dort gestellt und von den zuständigen Vorgesetzten genehmigt werden.

Was sich für Mitarbeiter, Führungskräfte und HR ändert

• Mitarbeiter stellen Anträge von jedem Gerät aus, sehen Resturlaub und Saldo selbst und erhalten das Ergebnis ohne Nachfragen.
• Führungskräfte genehmigen mobil und sehen eine Urlaubskosten-Übersicht für ihr Team, damit sich die Budgetplanung ohne Excel erledigt.
• Die Personalabteilung muss Anträge weder abtippen noch nachverfolgen. Die Daten liegen von Anfang an im richtigen System.

Warum ein Portal statt direktem Zugriff auf SAP HCM?

SAP HCM ist als HR-System leistungsfähig, aber nicht für jeden Beschäftigten der passende Einstieg. Wer nur gelegentlich einen Antrag stellt oder eine Lohnabrechnung ansehen möchte, braucht keine vollständige SAP-Oberfläche, sondern eine einfache, mobile Bedienung. Das Portal übernimmt genau diese Rolle: Es ist die Oberfläche für Mitarbeiter und Führungskräfte, während SAP HCM im Hintergrund das führende System bleibt, in dem die Daten gepflegt und verbucht werden.

Wie diese Verbindung technisch hergestellt wird, hängt vom SAP-System ab. Welche Schnittstellen dafür infrage kommen, haben wir im Beitrag SAP an ein Kundenportal anbinden: REST oder SOAP API? beschrieben, die Unterschiede zwischen den SAP-Generationen im Beitrag SAP ECC, S/4HANA und SAP BTP.

Welche HR-Systeme lassen sich anbinden?

Das HR Portal ist nicht auf SAP HCM beschränkt. Es integriert SAP HCM und SAP SuccessFactors sowie die HR-Module von caniasERP, Odoo und IFS. Wer kein HR-System im Einsatz hat, kann das Portal auch ohne ERP-Anbindung betreiben. Es ist als fertige Standardsoftware verfügbar und wird an Ihre Anforderungen angepasst, etwa bei Rollen, Genehmigungswegen oder Branding. Eine Entwicklung von Grund auf ist dafür nicht nötig.

Beim Thema Datenschutz gilt: Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Das Portal ist DSGVO-konform ausgelegt und das Hosting erfolgt in Deutschland.

Fazit

Den Urlaubsantrag digital abzuwickeln, ist kein großes IT-Projekt, sondern ein überschaubarer Schritt mit spürbarem Alltagsnutzen: weniger Rückfragen, kein Abtippen, mobile Genehmigung und Daten, die direkt im richtigen System landen. Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrer SAP-HCM-Landschaft aussehen kann, schauen wir uns Ihr System gern kostenlos an und sagen Ihnen ehrlich, was technisch sinnvoll ist.