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Urlaub, Lohnabrechnung und Anträge digital abwickeln:
qibriX HR Portal mit ERP-Integration
27. Oktober 2026 · von T. Kalayci
27. Oktober 2026 · von T. Kalayci
Das qibriX HR Portal ist ein Mitarbeiterportal als Web-Portal und App. Mitarbeiter erledigen darin ihre Anliegen selbst, Vorgesetzte entscheiden per App oder Portal, und die Daten kommen in Echtzeit aus dem ERP.
In diesem Beitrag lesen Sie, welche Funktionen das Portal bietet und was sich damit für Mitarbeiter, Führungskräfte und die Personalabteilung erleichtert.
Viele Rückfragen in der Personalabteilung folgen demselben Muster: Wie viel Resturlaub habe ich noch? Wurde mein Antrag genehmigt? Wo finde ich meine Lohnabrechnung? Dazu kommen Anträge, die abgetippt werden müssen, und Genehmigungen, die im Postfach einer Führungskraft liegen bleiben. Jeder dieser Vorgänge kostet nur wenige Minuten. Bei vielen Mitarbeitern summiert sich das zu einem Aufwand, der sich vermeiden lässt.
Mitarbeiter sehen ihren Resturlaub und Saldo selbst und stellen Urlaubs- und Überstundenanträge im HR Portal oder per App aus. Bei Überstunden wählen sie Start- und Endzeit per Kalender, Krankmeldungen und Abwesenheiten legen sie ebenfalls mobil an. Der Status jedes Antrags ist jederzeit einsehbar, über Genehmigung oder Ablehnung werden sie automatisch benachrichtigt. Auch wer in Produktion, Lager oder Außendienst keinen festen Rechner hat, erledigt das in der App. Urlaubsschein und weitere Dokumente liegen im Portal bereit. Im Mitarbeiterverzeichnis und im Organigramm finden sie Kollegen mit Abteilung, Kontakt und Foto und sehen, wo sie selbst im Unternehmen stehen. Geburtstage und Jubiläen im Team zeigt das Dashboard automatisch an.
Führungskräfte erhalten eine Push-Nachricht, sobald ein Antrag auf ihre Entscheidung wartet, und genehmigen per App, im Portal oder mit einem Link-Klick in der E-Mail. Im Manager-Dashboard sehen sie Fluktuation, Kündigungsquoten und die Abteilungsübersicht, ohne dass jemand Zahlen manuell auswertet. Die Urlaubskosten-Übersicht je Team macht die Budgetplanung ohne Excel möglich und die Mitarbeiterliste lässt sich filtern sowie exportieren. Dateien tauschen sie direkt mit ihren Mitarbeitern aus. Welche Genehmigungsrechte eine Führungskraft hat, legen Sie je Manager fest.
Anträge müssen weder abgetippt noch nachverfolgt werden, denn genehmigter Urlaub wird automatisch im angebundenen System verbucht. Ankündigungen lassen sich gezielt je Abteilung ausspielen. Die Personalabteilung sieht in Echtzeit, wer eine Ankündigung gelesen hat und wer nicht. Bei Ankündigungen mit Bestätigungspflicht bestätigt der Mitarbeiter beim Login per Klick, dass er sie gelesen hat. Das ist nachweisbar.
Im HR Portal wird die Abrechnung direkt aus dem ERP übernommen und vom Mitarbeiter dort als PDF abgerufen. Das spart den Papierversand und ist revisionssicher.
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Das HR Portal arbeitet deshalb rollenbasiert: Mitarbeiter, Manager und Abteilungsleiter sehen jeweils nur die Informationen, die für ihre Rolle freigegeben sind. Ein Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Daten, das Portal ist DSGVO-konform ausgelegt und das Hosting erfolgt in Deutschland.
Das Portal integriert SAP HCM, SAP SuccessFactors sowie die HR-Module von caniasERP, Odoo und IFS. Andere Lohn- und Personalsysteme lassen sich über REST-Schnittstellen anbinden. Wer kein HR-System im Einsatz hat, betreibt das Portal ohne ERP-Anbindung. Welche Schnittstellen für SAP infrage kommen, haben wir im Beitrag SAP an ein Kundenportal anbinden: REST oder SOAP API? beschrieben. Welche Schnittstellen bei SAP ECC, S/4HANA und SAP BTP zum Einsatz kommen, erklärt der Beitrag SAP ECC, S/4HANA und SAP BTP: Schnittstellen, die wir nutzen. Wie der Ablauf beim Urlaubsantrag im Detail aussieht, lesen Sie im Beitrag Urlaubsantrag in SAP HCM digitalisieren.
Das HR Portal ist fertig entwickelt und wird je nach Kundenanforderung angepasst, etwa bei Rollen, Genehmigungswegen oder Branding. Wie lange die Einführung dauert, steht in den häufigen Fragen weiter unten. Mehr zum Prinzip lesen Sie im Beitrag Standardsoftware, individuell anpassbar.
Alle Funktionen finden Sie auf der HR-Portal-Seite, Einsatzszenarien in den Anwendungsfällen. Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrer ERP-Landschaft aussehen würde, zeigen wir es Ihnen in einer kostenlosen Demo.
Mitarbeiter stellen Urlaubs- und Überstundenanträge, melden Krankheit und Abwesenheiten, rufen ihre Lohnabrechnung als PDF ab und tauschen Dokumente aus. Vorgesetzte genehmigen Anträge per App oder Portal und sehen ein Dashboard mit Kennzahlen. Die Daten kommen in Echtzeit aus dem ERP.
Lohnabrechnungen werden direkt aus dem ERP ins Portal übertragen und stehen Mitarbeitern jederzeit als PDF zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine eigene Abrechnung. Das ist revisionssicher und spart den Papierversand.
Der Zugriff ist rollenbasiert. Mitarbeiter, Manager und Abteilungsleiter sehen nur die Informationen, die für ihre Rolle freigegeben sind, und ein Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Daten. Die Genehmigungsrechte sind je Manager konfigurierbar, das Portal ist DSGVO-konform.
Wenn keine Integrationen notwendig sind und der bestehende Funktionsumfang ausreicht, ist das Portal in 2 bis 6 Wochen einsatzbereit. Sonst hängt die Dauer von der Komplexität der ERP-Integration und der Anzahl der Freigabeprozesse ab.
Wir zeigen Ihnen in einer kostenlosen Demo, wie das qibriX HR Portal in Ihrer bestehenden ERP-Landschaft funktioniert.
